Bookey: Réservations, enregistrement et identifiants d’accès

Réserver une ressource depuis l’application mobile

Si le module complémentaire Bookey est actif dans le système, les utilisateurs peuvent accéder à la section “Réservations” dans l’application mobile Luckey en utilisant la section Explorer dans le coin inférieur droit. Dans cette section, l’utilisateur peut voir toutes les ressources disponibles dans le système, toutes ses réservations et les événements que vous avez créés.

Pour réserver une ressource, l’utilisateur peut soit sélectionner la ressource qui l’intéresse, soit cliquer sur le bouton “Nouvelle réservation” en haut de la vue.

Une fois la ressource sélectionnée, l’utilisateur n’a qu’à sélectionner la date et l’intervalle de temps de la réservation, si la ressource est disponible sur la période sélectionnée, la réservation sera créée.

Si la ressource n’est pas disponible dans la période sélectionnée, le système proposera des ressources alternatives, du même type que celle sélectionnée, qui sont disponibles pour être réservées.

Une fois créés, les détails de la réservation seront disponibles dans la section Réservation de l’application où l’utilisateur pourra :

  • Ajouter l’événement de réservation à son calendrier personnel
  • Pour effectuer le Check-in pour la réservation (voir chapitre suivant)
  • Supprimer la réservation
Détails de la réservation

Identifiants d’accès

Une fois qu’un utilisateur effectue une réservation pour une ressource, si cette ressource est associée à une Smart Lock, l’utilisateur recevra un identifiant d’accès mobile qui lui permettra d’ouvrir les Smart Locks associés pendant la durée de la réservation.

Fenêtre d’enregistrement et d’enregistrement

Par défaut, pour chaque réservation créée sur Bookey, il est demandé à l’utilisateur de s ‘enregistrer pour confirmer que la ressource est utilisée et occupée.

L’enregistrement ne peut être effectué que pendant la fenêtre d’enregistrement qui a été définie par l’administrateur pour la ressource sélectionnée.

Une fois la fenêtre d’enregistrement ouverte, le système enverra un e-mail à l’utilisateur en guise de rappel.

Il y a deux façons de faire un check-in :

  • Enregistrement manuel: l’utilisateur peut s’enregistrer manuellement à partir des détails de la réservation
  • Smart Check-in: si la ressource a une Smart Lock sélectionnée comme serrure intelligente d’enregistrement, l’utilisateur peut automatiquement confirmer la réservation en ouvrant la porte avec son smartphone pendant la fenêtre d’enregistrement.

Si l’utilisateur ne s’enregistre pas, la réservation sera perdue et la ressource sera à nouveau disponible.

Éviter l’enregistrement des ressources

Si vous préférez ne pas exiger l’enregistrement des utilisateurs pour la confirmation des réservations, vous avez la possibilité de configurer certaines ressources pour qu’elles confirment automatiquement toutes les réservations.

Créer une réservation à partir de l’application Web Luckey

À partir de l’application Web Luckey, les administrateurs peuvent voir un calendrier avec toutes les réservations du système et créer une nouvelle réservation au nom d’un autre utilisateur.

Pour créer une réservation, les administrateurs doivent insérer les données suivantes:

  • Utilisateur: l’utilisateur pour lequel la réservation est effectuée
  • Date et heure de la réservation
  • Ressource: la ressource que l’utilisateur souhaite réserver
  • Enregistrement instantané: en cochant cette case, la réservation sera automatiquement confirmée et l’utilisateur n’aura pas besoin de s’enregistrer
Section de réservation

Une fois créé, l’administrateur peut voir les détails de la réservation, supprimer la réservation ou effectuer l’enregistrement et confirmer la réservation au nom de l’utilisateur impliqué dans la réservation.